Treść referencji

W celu udowodnienia zamawiającemu, że posiadamy wymagane doświadczenie, często musimy składać wykaz wykonanych usług "wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi te zostały wykonane należycie" - zwanymi referencjami, chociaż to pojęcie nie pojawia się w ustawie ani w rozporządzeniu. Punktem wyjścia dla określenia, jak mają wyglądać takie referencje, jest oczywiście rozporządzenie PRM z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, które w  § 1 ust. 1 pkt 3) stwierdza, że zamawiający może żądać (żąda)  wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
Innymi słowy, list referencyjny może ograniczać się w tylko do stwierdzenia, że dana usługa była wykonywana przez wykonawcę i została wykonana należycie. Nie muszą się tam znajdować informacje opisujące dokładnie przedmiot zamówienia, jego wartość itp. Zamawiający nie może więc żądać przedłożenia referencji zawierających konkretne treści, poza - oczywiście - potwierdzeniem należytego wykonywania zamówienia. Wszelkie szczegółowe informacje wpisujemy w wykazie usług, w którym najczęściej zamawiający przeznaczył miejsce na podanie ściśle określonych danych. Zdarzało się, że zamawiający żądał poprawienia referencji czy zawarcia w nich innych informacji - takie żądanie nie ma żadnej podstawy i nie musimy czynić mu zadość, chyba, że w naszym oświadczeniu i referencjach są rozbieżności. Referencje wystawia przecież podmiot trzeci i wykonawca nie ma wpływu na ich treść.W wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 13 października 2009 roku (KIO/UZP 1221/09) orzeczono, że w dokumentach referencji nie wymaga się potwierdzenia ilości i rodzaju usług, co należy do obowiązku Wykonawcy, aby uczynił to w wykazie usług. To w wykazie Wykonawca ma obowiązek udowodnić Zamawiającemu, iż spełnia określone przez niego warunki udziału w postępowaniu.

Warto też wiedzieć, że udowodnić to można nie tylko poprzez referencje, ale także poprzez inny dokument wystawiony przez zamawiającego - może to być np. protokół odbioru, ale musi z niego jednoznacznie wynikać, że zamówienie zostało wykonane należycie (odbiór bez usterek). Ustawodawca pozostawił dowolność co do formy tego dokumentu.